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Imagine poder firmar desde su dispositivo móvil, y a golpe de click, la matrícula de un curso de ofimática o un contrato de trabajo, e imagine tener esa matrícula archivada y ordenada en su propio buzón digital de una manera segura y confidencial, sin desplazamientos innecesarios y, sobre todo, sin tener que hacer uso de ningún papel. Pues bien, esa es la razón de ser de Metaposta, una empresa nacida hace ahora once años que actualmente está focalizada en el ámbito empresarial, al que se presenta con una plataforma de soluciones digitales pensadas para simplificar y agilizar sus procesos de gestión, advierte su Director Comercial, Carlos Lamarca. Cada año entrega algo más de dos millones de documentos digitales.
¿En qué sale beneficiada una compañía que haga uso de sus servicios?
Son las propias organizaciones quienes nos dicen qué ganan utilizando nuestras soluciones digitales a través de un programa de voz del cliente que hemos puesto en marcha y que presenta un doble objetivo: por un lado, preguntamos a las organizaciones en qué les somos útiles y ellas nos hablan de que agilizan y simplifican sus procesos administrativos, reducen de manera importante el uso del papel y que muchos de esos procesos ya los hacen en cualquier momento y lugar desde un dispositivo móvil. Y no solo para la empresa, también el que recibe el documento en su buzón se evita desplazamientos innecesarios para la firma de, por ejemplo, un contrato laboral. Igualmente nos comentan que sienten una gran seguridad cuando realizan sus transacciones digitales, de la facilidad en el uso de éstas, de la manera rápida y cómoda en que las realizan, del ahorro que tienen tanto en tiempo como en costes o de sostenibilidad cuando toman consciencia del papel que ahorran.
Cuando se refieren a soluciones que permiten agilizar y simplificar los procesos administrativos de las organizaciones, ¿a qué se refiere?
Nos referimos a las entregas certificadas de documentación digital a través de un canal seguro y privado, a la recogida de la firma de un documento digital de un usuario de forma rápida y sencilla a través de un dispositivo móvil y nos referimos también a la custodia legal electrónica a través de la cual garantizamos la integridad del documento a lo largo del tiempo.
Todas esas soluciones derivan de una propuesta de escucha activa donde son las propias empresas las que proponen soluciones casi a la carta para mejorar sus procesos…
Así es. Dentro de ese programa de voz del cliente que tenemos, les pedimos que nos ayuden a mejorar las soluciones que utilizan a diario, las soluciones de Metaposta. A partir de ahí, esas mejoras las implementamos después para que se beneficien de ellas todos nuestros clientes.
¿En qué contexto nace Metaposta?
Nacimos en 2011 como un proyecto social impulsado por la administración pública basado en un buzón digital para los ciudadanos, una idea que viene de los países nórdicos, en concreto de Dinamarca, donde el 80% de la población actual tiene su buzón digital. La diferencia con respecto a nuestra sociedad está en la Cultura del Dato, de la propiedad de éste, que no es de las instituciones o empresas sino del propio ciudadano. Se cuenta con el hardware, pero no se cuenta con el software (mental) adecuado. Los ciudadanos vascos seguimos funcionando con archivos domésticos y aportando papeles físicos que en ocasiones se escanean una y otra vez para aportarlos en distintos trámites.
Hablan ustedes de un servicio seguro y confidencial, ¿pero cómo es posible que sea gratuito?
Es gratuito para el ciudadano, para el usuario final, pero no para quien entrega el documento, para la organización. Como decía antes, Metaposta nace como un proyecto social impulsado por la administración pública basado en un buzón digital para los ciudadanos y posteriormente esa estrategia se complementa cuando se comprueba que también tiene utilidad para el mundo profesional. Sin embargo el enfoque social nunca se ha perdido pues el objetivo del proyecto es que todas las empresas de nuestra comunidad puedan beneficiarse de las ventajas que la tecnología les puede aportar.
¿A qué ventajas se refiere?
Tenemos claro que esa tecnología debe facilitar la vida a las personas y no es casualidad que el servicio más valorado por los clientes de Metaposta es el Centro de Atención al Usuario (CAU), centro atendido por personas, no por máquinas, donde se resuelven las dudas y consultas que puedan surgir a nuestros usuarios y organizaciones, de manera gratuita, tanto en castellano como en euskera.
¿Quién puede hacer uso de sus soluciones?
Aquí hay que diferenciar los dos tipos de mercados a los que hemos hecho referencia. El buzón digital se dirige y lo utilizan tanto las organizaciones como cualquier persona física. Sin embargo, cuando hablamos de las soluciones antes citadas (las entregas certificadas de documentación digital, la recogida de la firma, o la custodia legal electrónica) hablamos siempre de organizaciones emisoras, es decir, que emiten el documento que se entrega al usuario final en su buzón digital para que éste bien lo firme o bien lo archive.
¿Cuáles diría que son las grandes ventajas que ofrece este servicio?
Son las propias empresas las que hablan de seguridad, facilidad, rapidez, comodidad, ahorros de tiempo y coste o de sostenibilidad, pero sí quiero incidir en este punto en el valor de nuestro buzón digital como un canal seguro de entrega de documentación importante. La comodidad y la inmediatez nos están llevando a cometer errores a la hora de entregar documentos sensibles por canales nada seguros como un WhatsApp o un email, de ahí la cantidad de fraudes que estamos oyendo que se producen en el mundo digital como chantajes o facturas pagadas a quien no es el emisor de esta.
Por lo tanto…
Entregar un documento sensible, una factura o un contrato a través de nuestro buzón digital es hacerlo a través de un canal seguro, personal y confidencial, que incrementa la seguridad de manera exponencial. Si además firmamos ese documento con algún certificado de firma digital, casi se podría garantizar la inviolabilidad del mismo.
A día de hoy ¿cuáles son las grandes cifras que se manejan en Metaposta?
Contamos con más de 200.000 buzones digitales, tanto de ciudadanos como de organizaciones, y las entidades emisoras superan las 400, entre otros. Pero lo que se dice pronto es que hemos entregado más de 25 millones de documentos desde que nacimos ya que, cada año entregamos algo más de dos millones de documentos digitales.
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