20 sugerencias para planificar un evento a través de un stand

jueves, 03 de julio de 2014


20 SUGERENCIAS PARA PLANIFICAR Y RENTABILIZAR ADECUADAMENTE TU PRESENCIA EN UN EVENTO A TRAVÉS DE UN STAND

Disponer de un stand en un evento, es una importante actividad que requiere de todas tus energías, atención, dedicación y planificación

 

La primera característica de un evento se encuentra en su propio nombre. El término proviene del latín “eventus” y según el diccionario tiene varias acepciones, pero nos centraremos en la siguiente:

“Un evento, es un suceso de importancia que se encuentra programado”.

 

Es un suceso, algo que ocurre en un tiempo determinado, tiene fin.

Es de importancia, por tanto merece la debida atención.

Se encuentra programado, responde a una planificación.

Las Exhibiciones Comerciales, Salones Temáticos, Foros y Ferias, son eventos en los que las empresas y profesionales dan a conocer sus productos y servicios a un público objetivo concreto y durante un periodo determinado.

En este sentido, quizá la primera idea a trasladar es que un evento tiene un comienzo, un desarrollo y un fin; una vez finalizado no se vuelve a repetir. Por tanto, entre otras, hagamos buena esta frase: “No tendrás una segunda oportunidad, para causar una primera buena impresión.”

 

Para continuar, préstale la debida importancia y dedícale la correspondiente atención: las personas emprendedoras encontramos en los eventos una magnífica oportunidad para darnos a conocer, relacionarnos, establecer alianzas con otras personas y negocios… Es el caso del Foro Emprende 2012, una cita ideada para quienes creemos en los nuevos proyectos y queremos, además, hacerlos brotar fuertes y sanos. “De pequeños detalles, se componen las más grandes obras”.

 

Y, por último, planifica convenientemente el máximo número de detalles: eventos como éste ayudan al intercambio de experiencias, unen oferta y demanda, acercan oportunidades. Se trata de un espacio único de intercambio e interrelación entre personas emprendedoras, instituciones, profesionales y empresas relacionadas con el emprendimiento. “No es el plan lo que importa, sino la planificación”

 

A continuación, te aportamos veinte sugerencias para planificar y rentabilizar adecuadamente tu presencia en un evento a través de un stand:

 

1. Identificar al resto de expositores, conocer quiénes son y qué hacen, tanto por ser posibles competidores como, posibles futuros colaboradores y aliados. El conocimiento de lo que hacen, te ayudará a enfocar mejor tus objetivos en el evento.

 

2. Establecer objetivos previos; pueden ser presentar un nuevo proyecto, potenciar la imagen, dinamizar las ventas, encontrar clientes, identificar colaboradores o distribuidores, relacionarte, visibilizarte ante medios de comunicación…

 

3. Comunicar tu presencia en el evento a toda tu red de contactos y, si es el caso, también a los Medios de Comunicación: infórmales de tu ubicación, actividades objetivos a perseguir…

 

4. Preparar materiales de marketing suficientes, en función del número de visitantes previsto por la organización, especialmente muchas tarjetas comerciales, flyers o catálogos para entregar y un buen dossier para ayudarte con tus presentaciones.

 

5. Elaborar un inventario con todo el material lo que te pueda hacer falta, incluido sencillo material de oficina como papel, cuaderno, bolígrafos, grapadora…

 

6. Contar, si es el caso, con artículos promocionales para obsequiar a las visitas, en los que no debes olvidar incluir los datos de contacto de tu negocio y una sencilla descripción de tu producto o servicio.

 

7. Prever la decoración de tu espacio: mobiliario, cartelería y todos aquellos elementos que puedan ser útiles por practicidad, imagen o impacto visual. Una imagen vale más que mil palabras.

 

8. Conocer de antemano las características del stand y también del resto de instalaciones auxiliares: zonas de reunión, salas de trabajo, cafetería… que puedan complementar tu trabajo en el evento.

 

9. Comprobar que tus necesidades técnicas podrán ser resueltas fácilmente; red eléctrica, enchufes suficientes para ordenador y otros dispositivos, acceso a Internet, dimensiones especiales…

 

10. Disponer de un ordenador portátil con información audiovisual que complemente tu comunicación con las personas interesadas. (Y no olvides copia de todo ello en una memoria externa o, accesible telepáticamente, “por si las moscas”)

 

11. Acudir acompañado, para poder participar en actividades o atender un mayor número de contactos. Preferiblemente, alguien que conozca bien la actividad o, al menos que sea una persona de confianza.

 

12. Reunirte previamente con las personas que te vayan a ayudar en el evento, asignando tareas y funciones, alineando objetivos y, por qué no, estimulando su proactividad mediante posibles incentivos.

 

13. Atender especialmente a tu público objetivo; en estos eventos hay personas que “sólo pajarean o curiosean” que no deben despistarte de quienes más te interesan. ¡Cuidado! Son gente majísima pero, también “ladrones de tiempo”.

 

14. Cuidar los tiempos con cada contacto. Es preferible acordar una cita posterior y prepararla adecuadamente; seguro que hay más personas interesantes que conocer a lo largo de todo el evento.

 

15. Mantener un pequeño registro de quienes te visitan, recoger sus datos e iniciar una comunicación posterior: personal, telefónica, por mail… Viene bien disponer de una sencilla ficha de contacto para rellenar a mano, e incluir los datos necesarios para identificarles fácilmente pasado un tiempo.

 

16. Escribir en las propias tarjetas de visita que recibas, el motivo por el que se interesó la persona en cuestión, los temas de que hablasteis y otros datos que puedan ayudarte a enfocar una posterior acción.

 

17. Hacerte con el máximo de información del resto de negocios participantes; seguro que encuentras motivos por los que contactar con alguien, co-emprender o cooperar para sacar adelante algún nuevo proyecto.

 

18. Hazte también con información de los negocios de tu competencia; seguro que encontrarás ideas sobre las que mejorar tu actividad, encontrar huecos de mercado o, ¿quién sabe,.. por qué no colaborar, sumar energías y multiplicar resultados?

 

19. ¡”AfterEventea”! Los mejores beneficios de un evento están siempre por venir pero, debes provocarlos: Acción-Reacción. Revisa los contactos realizados, la información que hayas recabado, analiza posibles nuevos objetivos, planifica acciones pasadas unas fechas.

 

20. Prepárate un “CheckList” con estas veinte sugerencias, añade otros grandes y  pequeños detalles que consideres oportunos y, repásalo tantas veces como sea necesario antes del evento.

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