10 sugerencias para convocar un Grupo de Opinión

13 agosto, 2013

10 SUGERENCIAS PARA TENER EN CUENTA A LA HORA DE CONVOCAR UN GRUPO DE OPINIÓN EN NUESTRO NEGOCIO

Las personas emprendedoras necesitamos perspectivas y opiniones que nos ayuden a resolver ciertas cuestiones o mejorar nuestras ideas

 

En otros artículos de UP Euskadi, hemos tratado el proceso creativo como uno de los principales instrumentos al servicio de las personas emprendedoras. La creatividad debe ser una constante en nuestra actividad profesional y empresarial; contar con un Grupo de Opinión que aborde nuevas ideas, identifique fórmulas alternativas, o que aporte soluciones a posibles problemas, resulta de gran importancia para llevar adelante nuestros retos, minimizar los riesgos y aproximarnos con mayor certeza al cumplimiento de los objetivos de éxito en nuestros negocios.

 

“Todo lo que una persona puede imaginar, otras podrán hacerlo realidad” (Julio Verne)

Si una persona es capaz de imaginar, un grupo de ellas puede generar un enorme volumen de ideas que, una vez procesadas, una persona emprendedora ha de ser capaz de convertir en realidad.

Entre las técnicas de trabajo con equipos de opinión y creatividad, se encuentran el “brainstorming” o tormenta de ideas, la técnica “Deplhi”, los métodos “635” o “Philips 66”, la “caja de zwicky”… La práctica totalidad de este tipo de técnicas tienen como denominador común su desarrollo grupal junto a una decena de sugerencias que a continuación te aportamos:

 

1. LA COMPOSICIÓN

Atrévete a convocar personas de diferentes edades, diferentes perfiles y con diferentes puntos de vista; plantearán sin duda diferentes perspectivas y, por tanto, harán más enriquecedora la sesión y sus posibles resultados. No hay un perfil más adecuado que otro pero, si puede ser, estas personas deben ser flexibles, asertivas y abiertas al cambio.

 

2. EL TAMAÑO IMPORTA

Más de diez o doce personas en el grupo, es poco manejable y no fomenta la correspondiente interactuación. Entre cuatro y ocho personas, podría encontrarse el número adecuado para que la sesión sea más dinámica y el resultado de las conversaciones más efectivo.

 

3. EL LUGAR

Si el equipo lo componen personas que trabajan habitualmente contigo en un mismo espacio, busca otro totalmente diferente. Es importante que el lugar resulte un ambiente relajado donde no haya posibles distracciones y que, a la vez, las personas participantes le concedan a la reunión la importancia que tiene.

 

4. POSICIONES

Tendemos a sentarnos junto a las personas con quienes nos encontramos más cómodamente. Trata de romper “alineaciones” y, por supuesto, nada de “un grupo frente a otro”. Posibilita una composición redonda en la que todas las personas se vean por igual.

 

5. INSTRUMENTOS Y COMPLEMENTOS

Pizarra para describir e ilustrar mejor las cuestiones, cartulinas en la pared, notas adhesivas, papel y bolígrafos para las personas participantes, un reloj que nos permita respetar e igualar los tiempos… Puedes romper el hielo con algún juego previo que ayude a comenzar de forma distendida y situarse en el tema o temas a tratar. Agua, refrescos, café… evítese alimentos; pueden consumirse antes o después de la sesión.

 

6. DINAMIZACIÓN

Conviene que una persona ejerza la función dinamizadora, con el objetivo de estimular que todas las opiniones se manifiesten y que, en su caso, modere las intervenciones para que resulten ágiles y los discursos no se descentren.

 

7. OBJETIVOS CLAROS Y CONCRETOS

Como no puede ser de otro modo, la persona que dinamice la sesión debe expresar clara y concisamente la cuestión específica a tratar. Frecuentemente, el objetivo es resolver un problema existente pero, también es bueno convocar un grupo de opinión para que surjan ideas nuevas y alternativas o perfeccionar otras que ya se tienen en mente.

 

8. LOS APUNTES

Es muy importante que se tome nota de las palabras y frases clave de las intervenciones que, posteriormente, pueden dar origen a otras reflexiones y en otro momento ya fuera del encuentro. Es incompatible pensar con el grupo y tomar nota de todas las ideas; indudablemente, mejor que esta persona ponga todos su sentidos en la transcripción de ideas.

 

9. LIBRE INTERACTUACIÓN

Conviene que la comunicación entre las personas participantes sea libre, espontánea y fluida. Es muy importante que se expongan todo tipo de opiniones, evitándose las críticas, mofas y juicios de valor. A veces, de ideas y opiniones aparentemente estériles, surgen interesante proyectos o soluciones.

 

10. LOS TIEMPOS

Conviene acotar las intervenciones, de forma simpática, a aproximadamente 1 minuto; más de quince o veinte minutos, no es aconsejable que dure el debate en tono a una misma cuestión y, del mismo modo, más de hora y media o dos horas, no conviene alargar la totalidad de la dinámica. El resultado de las aportaciones, una vez evaluadas días después, debe ser compartido con el equipo y, preferiblemente, genéricamente descrito de forma sencilla en un resumen de una o dos hojas.

 

Rara vez finalizaremos una sesión sin resultados convenientemente positivos y, probablemente, serán tres tipos de ideas las que habrán surgido o sustancialmente mejorado:

 

De utilidad inmediata:

Aquellas que se pondrán materializar en un corto espacio de tiempo y que combinarán las ideas surgidas con las capacidades, habilidades y recursos de que se disponga

 

Nuevas aproximaciones al reto:

La cuestión a tratar no se resuelve en una primera sesión y será necesario convocar una nueva dinámica pasado un cierto tiempo, bien con el mismo equipo o, con otro grupo diferente.

 

A desarrollar en el tiempo:

Son planteamientos que requieren ser reflexionados con mayor detenimiento. Suelen ser más difíciles de llevar a cabo por diferentes causas; quizá ideas arriesgadas, falta de recursos, coyuntura inadecuada,..