10 preguntas clave y 5 recomendaciones básicas que te ayudarán a optimizar la comunicación de tus ideas y argumentos

4 marzo, 2015

A menudo, las personas emprendedoras presentamos un mismo proyecto a diferentes concursos y convocatorias, utilizando para ello exactamente los mismos contenidos y materiales, lo cual muestra generalmente el incorrecto uso del “copiapega” para destinos que bien merecen nuestra mejor atención. Por lo general, todo concurso o convocatoria cuenta con unas prescripciones que, unas veces por falta de tiempo y otras por falta de atención, ignoramos como habitualmente lo hacemos con las instrucciones de cualquier nuevo aparato que adquirimos, licencia de software que descargamos o, algo aún más peligroso para nuestra salud: los prospectos de las medicinas que consumimos.


Así, la adecuada personalización de todo proyecto y su máxima adaptación a los correspondiente requisitos, es probablemente el primero de los factores a tener en cuenta, pero hay algunos denominadores comunes más y, quizá el más importante de todos sea la ordenada y clara descripción y detalle de las ideas, pues deseamos contar muchas cosas y, en este interés, frecuentemente nos vamos por las ramas entorpeciendo su lectura y comprensión. En otro artículo , te ayudamos a enfocarlas de forma metodológica utilizando 10 sencillas preguntas:

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Existen diferentes recomendaciones básicas para la redacción y presentación de todo tipo de proyecto. Te enumeramos aquí algunas:

1. Estructura Organizada y Síntesis
Antes de comenzar la redacción, es bueno elaborar un sencillo índice que podremos modificar más adelante a conveniencia; evitaremos acabar en un callejón sin salida por falta de organización. Recuerda que “lo bueno, si breve, dos veces bueno” y también que, “una imagen vale más que 1.000 palabras”; deberás por tanto sintetizar la información y acompañarla de gráficos e ilustraciones adecuadas. Un Diagrama de Gant te ayudará a representar las diferentes fases, tareas y actividades programadas o para mostrar una línea de tiempo y acciones que podría complementarse con resultados esperados.

 

2. Lenguaje Comprensible y Equilibrado.
Nuestra exposición debe ser comprendida sin esfuerzos añadidos y, debe evitarse el exceso de tecnicismos y palabras rebuscadas que únicamente persigan llamar la atención. Oraciones simples, gramática lógica y naturalidad sintáctica. Segmenta la información, utiliza párrafos cortos frente a largos, y usa epígrafes o numeradores. Y por supuesto, CERO faltas de ortografía: NO dejes que el corrector ortográfico sea el único juez de tu trabajo. Emplea el diccionario tantas veces como sea necesario.

 

3. Empatía y Adaptación
Pongámonos en el lugar de la persona o equipo que va a leer nuestra documentación; al igual que nuestro proyecto, tendrán que analizar otros muchos y, por ello, nunca está de más facilitar su análisis, especialmente ciñéndonos a la información solicitada. “Dónde vas, manzanas traigo”, no es la mejor forma de convencer a nadie. Probablemente, en función del tipo de concurso o convocatoria, si lees bien sus prescripciones, podrás intuir si quienes analicen tu presentación tendrán mayor interés por las ideas innovadoras, por el plan económico-financiero o por los potenciales resultados; sea como fuere, ninguna de estas patas debe presentarse coja.

 

4. Atención e Interés
Una conocida Técnica de Venta denominada “AIDA”, que ya presentamos en un artículo de UP Euskadi, sugiere en las presentaciones orales llamar la Atención, provocar el Interés, despertar el Deseo y pasar a la Acción. En la presentación escrita de nuestros proyectos, hemos de encontrar los recursos necesarios para, sin chirriar, también despertar la Atención e Interés de quienes nos leen, estimular su Curiosidad y, finalmente, conseguir su Aprobado. Atiende bien las tres recomendaciones anteriores y, ya te estarás acercando a la meta.

 

5. Revisa y Requeterevisa
Jamás presentes un proyecto que no hayas leído y revisado en profundidad varias veces. Contrasta con terceras personas la claridad en la exposición de las ideas y su consiguiente comprensión. Si es necesario, anexa documentación complementaria para fundamentar el proyecto, pero trata de no mezclar demasiados aspectos técnicos con las ideas principales, porque lejos de conseguir reforzarlas, podrías conseguir el efecto contrario.

 

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